Wer sich mit dem Thema Datenschutz beschäftigt, der wird häufig mit dem Begriff „personenbezogene Daten“ konfrontiert. So muss zum Beispiel ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn mehr als 20 Personen dauerhaft mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesem Begriff? Wir erklären es.
Generell sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Klingt einfach – und doch verbirgt sich dahinter eine ganze Menge an verschiedenen Daten.
1. Allgemeine Personendaten
Dazu gehören:
- Name
- Alter
- Geburtsdatum
- Anschrift
- Familienstand
- Beruf
- E-Mail Adresse
- Telefonnummer
- Staatsangehörigkeit
- religiöse oder politische Einstellung
- Sexualität
- Gesundheitsdaten
- Vorstrafen
Diese Art von Daten fallen natürlich im Vertrieb an (Kunden-Listen mit Ansprechpartnern), aber auch im Marketing (Newsletter-Abonnenten, Website-Benutzer), der Personalarbeit (Bewerber-Daten) und in der internen Kommunikation (Telefon- und Geburtstagslisten).
2. Physische Merkmale
Dazu gehören Geschlecht, Haut-, Haar-, Augenfarbe, Statur, Kleidergröße und alle weiteren Daten, die sich auf das Aussehen einer Person beziehen.
Diese Daten sind vor allem in Kundendaten (z.B. in Bekleidungsgeschäften), aber auch bei zielgruppenspezifischer Werbung relevant.
3. Onlinedaten
Daten wie die IP-Adresse oder Standortdaten erhebt praktisch jedes Unternehmen mit einer Website. Insofern ist diese Datenkategorie für fast jedes Unternehmen relevant – auch wenn diese Daten vielleicht gar nicht genutzt werden.
4. Kundendaten
Hierunter fallen alle Daten, die im Vertrieb gesammelt werden. Unter anderem Bestellungen, Adressdaten und Kontodaten. Auch wenn der Kunde diese freiwillig herausgibt, um Produkte geliefert zu bekommen, bedarf es besonderer Vorsicht im Umgang mit diesen Daten. Wenn die Adressdaten z.B. auch an Versanddienstleister oder andere Subunternehmer weitergegeben werden, muss der Kunde gesondert informiert werden.
5. Werturteile
Dazu gehören unter anderem Schul- und Arbeitszeugnisse. Insofern fallen diese Arten vor allem im Bereich HR bzw. Personal an.
6. Bestimmbare Daten
Diese besondere Datenkategorie fällt unwissentlich bei vielen Unternehmen an. „Bestimmbare Daten“ bedeutet, dass die Daten einen Rückschluss auf konkrete Personen erst in Kombination mit weiteren Informationen zulässt. Typische Beispiele dafür sind Personalnummer, IP-Adresse oder Kfz-Kennzeichen.
Insofern fällt diese Datenkategorie sowohl im Bereich Personal als auch im Marketing (anonymisierte Website-Statistiken) und im internen Datenverkehr (Registrieren von KFZ-Kennzeichen von Besuchern und Mitarbeitern) an.
7. Sachliche Verhältnisse
Darunter fallen Einkommen, Kapitalvermögen, Schulden und Eigentum (Haus, Auto, Wohnung). Diese besondere Datenkategorie wird vor allem im Bank- und Versicherungswesen erhoben, aber auch wenn Unternehmen eine SCHUFA-Auskunft benötigen (z.B. für das Leasing eines Autos). Auch Autohäuser und Immobilienmakler erheben Daten aus dieser sensiblen Datenkategorie.
8. Bankdaten
Kontonummer, Kreditinformationen und Kontostände sind das Kerngeschäft von Banken. Aber auch andere Unternehmen erheben diese Daten: Unter anderem im Vertrieb und in der Buchhaltung werden Kontodaten z.B. vom Versand von Waren oder Bezahlen von Rechnungen erhoben.
9. Kennnummern
Besonders im Bereich Personal werden diese Daten erhoben. Unter anderem zählen Sozialversicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer, Krankenversicherungsnummer und Matrikelnummer darunter. Auch Steuerberater und Abrechnungsbüros haben mit diesen Daten zu tun. Ebenso ist die Personalausweisnummer eine Kennnummer, die z.B. von Reisebüros für das Buchen von Flugtickets erhoben wird.
Anhand dieser Aufzählung wird klar: Es gibt eine Vielzahl von personenbezogenen Daten und die allermeisten Unternehmen erheben regelmäßig Daten in mehreren dieser Kategorien. Dadurch ist eine Sensibilisierung der Mitarbeiter auf das Thema Datenschutz unerlässlich!
Wenn Sie eine Beratung oder Schulung zu diesem Thema wünschen, können Sie mich jederzeit ansprechen. Als TÜV-zertifizierter Datenschutzexperte biete ich In House Schulungen an und werde gerne als Ihr externer Datenschutzbeauftragter tätig.
Bild: Alexander Sinn via unsplash.com
